Kapazitätsplanung-Software für den Mittelstand

Was ist Kapazitätsplanung?

Kapazitätsplanung beantwortet eine einfache, aber entscheidende Frage: Wer hat wann wie viel Kapazität? Sie stellt die verfügbare Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden der geplanten Auslastung durch Projekte gegenüber — pro Monat, Quartal oder Kalenderwoche. So sehen Sie, ob das Team den nächsten Auftrag tragen kann oder ob Kapazität frei liegt.

In vielen mittelständischen Unternehmen lebt diese Information in verstreuten Excel-Listen, Köpfen und Fluren. Eine dedizierte Kapazitätsplanung-Software führt sie an einem Ort zusammen — aktuell, teamübergreifend und für alle Beteiligten sichtbar.

Warum eine eigene Software statt Excel?

• Eine Datenbasis statt Versionschaos: Personen, Teams und Projekte an einem Ort — kein Hin- und Herschicken von Tabellen.
• Engpässe früh sichtbar: Die Ampel-Heatmap zeigt Überlast, bevor Termine kippen und Menschen ausbrennen.
• Freie Kapazität nutzen: Unterausgelastete Ressourcen fallen sofort auf — und lassen sich gezielt auf neue Aufträge setzen.
• Teamübergreifend planen: Personen für andere Teams freigeben und einplanen; die Auslastung wird über alle Projekte zusammengeführt.

Funktionen im Überblick

Auslastungs-Heatmap

Jede Person, jeder Monat, eine Farbe: ausgelastet, unterausgelastet, überlastet oder frei. Probleme springen ins Auge, bevor sie entstehen.

Nach Person oder Projekt

Wechseln Sie die Perspektive mit einem Klick — wer ist wie ausgelastet, oder welches Projekt bindet wie viel Kapazität?

Rollen und Rechte

Von der Geschäftsführung über die Portfolio- bis zur Teamleitung: Jede Rolle sieht genau das, was sie für ihre Planung braucht.

Für wen ist CapaPlan gemacht?

CapaPlan richtet sich an mittelständische Ingenieur- und Planungsbüros, Beratungen, Agenturen und Dienstleister — überall dort, wo Personalkapazität die knappe Ressource ist. Keine Konzern-Suite, kein Projektmanagement-Ballast: eine Frage, sauber beantwortet.