Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

1. Verantwortlicher

ai Consult GmbH Haferwende 36A, 28357 Bremen, Deutschland Telefon: 0421 278478-0 E-Mail: kontakt@ai-consult.eu

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zwingend zu benennen und wurde nicht benannt. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

2. Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Bei der Nutzung von CapaPlan sind zwei Konstellationen zu unterscheiden:

• Eigene Daten der Anwendung: Für die Registrierungs- und Kontodaten der Nutzerinnen und Nutzer (z. B. Name, E-Mail) ist die ai Consult GmbH Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
• Inhaltsdaten der Kundenorganisation: Die in der Anwendung erfassten Planungsdaten (Teams, Personen, Projekte, Auslastung) verarbeitet die ai Consult GmbH im Auftrag der jeweiligen Kundenorganisation als Auftragsverarbeiter. Verantwortlich für diese Daten ist die Kundenorganisation. Für diese Verarbeitung wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

3. Bereitstellung der Anwendung & Server-Logfiles

Beim Aufruf der Anwendung werden technisch notwendige Daten (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Ressource, Browsertyp) durch unseren Hosting-Dienstleister verarbeitet, um die Auslieferung und Sicherheit der Anwendung zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem stabilen, sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung ist ein Konto erforderlich. Dabei verarbeiten wir die angegebene E-Mail-Adresse, einen Namen sowie ein (verschlüsselt gespeichertes) Passwort. Diese Daten sind für die Begründung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verwaltung der Anmeldedaten und Passwörter erfolgt über unseren Dienstleister Supabase; Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert und sind für uns nicht im Klartext einsehbar.

5. In der Anwendung verarbeitete Inhaltsdaten

Innerhalb von CapaPlan werden zur Personaleinsatzplanung Daten erfasst, die personenbezogen sein können (z. B. Namen von Mitarbeitenden, Rollen, Team- und Projektzuordnungen, prozentuale Auslastung). Diese Daten werden für die jeweilige Kundenorganisation getrennt gespeichert (Mandantentrennung) und ausschließlich zur Erbringung der Planungsfunktionen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO bzw. im Auftrag der Kundenorganisation, siehe Ziffer 2).

6. Einladungen und E-Mail-Versand

Lädt eine berechtigte Person ein neues Teammitglied ein, wird an die angegebene E-Mail-Adresse eine Einladungs-E-Mail versandt. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsverhältnisses bzw. unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der Kollaborationsfunktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Der technische Versand von System-E-Mails (Einladungen, Passwort-Zurücksetzung, Konto-Bestätigungen) erfolgt über den Dienstleister Resend; dabei werden die Empfänger-E-Mail-Adresse und der Nachrichteninhalt zum Zweck der Zustellung verarbeitet.

7. Zahlungsabwicklung

Für kostenpflichtige Abonnements wickeln wir Zahlungen über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.) ab. Bei Abschluss oder Verwaltung eines Abonnements werden die hierfür erforderlichen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsmittelangaben) unmittelbar an Stripe übermittelt und dort verarbeitet. Vollständige Zahlungsdaten (insbesondere Kartennummern) werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und sind für uns zu keinem Zeitpunkt einsehbar; wir speichern lediglich eine Kunden- bzw. Abo-Kennung sowie den Abrechnungsstatus. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

8. Cookies und lokale Speicherung

CapaPlan verwendet keine Tracking- oder Analyse-Cookies. Es werden ausschließlich technisch notwendige Informationen im lokalen Speicher (Local Storage) des Browsers abgelegt, insbesondere zur Aufrechterhaltung der Anmelde-Sitzung. Diese Speicherung ist für den Betrieb unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

9. Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Mit den eingesetzten Dienstleistern bestehen bzw. werden Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Datenbank- und Authentifizierungsdaten werden in der EU (Region Frankfurt) gespeichert.

10. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit im Rahmen der Auslieferung der Anwendung (Vercel), der Zahlungsabwicklung (Stripe) oder des E-Mail-Versands (Resend) eine Verarbeitung in den USA erfolgt, geschieht dies auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und – soweit zertifiziert – des EU-US Data Privacy Framework (Art. 44 ff. DSGVO).

11. Speicherdauer

Konto- und Inhaltsdaten werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert. Nach Beendigung werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

12. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21). Beruht eine Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für die ai Consult GmbH zuständig ist:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen Arndtstraße 1, 27570 Bremerhaven

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Anwendung oder der Rechtslage dies erfordern.